士業の皆さん!きっと皆さん、クラウドツールの活用をしているけれども、まだまだクライアントのもとに行ったり、裁判所や法務局など省庁への訪問を行っているのではないでしょうか?弊社もzoom等のクラウドツールをフル活用を目指しているものの、まだまだお客様のもとへ訪問しています。
そうなるととにかく面倒なのが交通費。
交通費申請がめんどい!!という方も多いのでは無いでしょうか?
でもチリツモで、意外とこれが出費として大きくなってくるから侮れない…
freeeでは実は超簡単に登録出来てしまうのですが、注意点もあるので、ぜひ最後まで御覧ください
freeeと交通系ICカードでサクッと終わらせる方法2選
- NFCで履歴を読み取る
- 【連携】利用履歴をfreeeに取り込む(2024年9月現在 下記のみ)
・モバイルSuica
・PiTaPa
・スマートICOCA - 「予定から申請」「日付でまとめて申請」で申請
すべて、freeeアカウントを所有していることが条件です。freeeアカウントが付与されてない従業員は使えないのでご注意を。
目次
1,NFCで履歴を読み取る
NFCとは、「Near Field Communication」の略で、近距離無線通信を意味します。
おサイフ機能付きスマートフォン、SuicaやPASMOなどの交通系IC、Edyやnanacoなどにも使われています。
freeeの経費精算アプリでカンタン読み取りに必要なもの
- ICカードの読み取りに対応しているiOSとAndroid端末
- 対応している交通系ICカード(詳細は下記)
- 従業員のfreee会計アカウント
弊社では試していないのですが、カードリーダー(PaSoRi)を用いて読み取って、CSVで出して、freeeに反映する方法もあるそうです。プライベートでも使っている交通系ICならば、案外それが一番早い可能性あります。
経費精算アプリとICカードで読み取り
方法としては下記の通りです。
- 経費精算アプリを起動
- 交通カードの読み取りを選択
- ICカードの上にスマホを置いて読み取る
- 申請を作成して下書き保存
- 経費申請期日までに、下書きを編集して申請
この流れで行います。
スマホをICカードの上にかざすだけなので、移動中でもできるので、手があいた移動中にやってしまうのもありです。
注意点!
利用履歴が最大20件までなので、貯めないこと
ICカード自体の利用履歴が20件までしかありません。沢山利用する場合は、なるべくこまめに下書きに入れておくか、申請をしてしまいましょう!
交通系ICカードを利用して物を購入しても1件のカウントになる
交通系ICカードを利用して物を購入する場合、その物品購入も履歴の1件になってしまいます。仮に1日に20回交通系ICカードで物品を購入した場合はすべての交通費の記録はすべて消えてしまいます。
他にも、チャージも1件としてカウントされるのでご注意下さい。
モバイルSuicaやモバイルPASMOはスマホ2台使用
モバイルSuicaやモバイルPASMOをこの方法で読み取る場合は、モバイルSuicaやモバイルPASMOで利用しているスマホ端末(A端末)と、経理精算アプリが入っている端末(B端末)の2台を使用します。
アップルウォッチ等を利用している場合はアップルウォッチとB端末だけで読み込み可能です。
参考文献はこちら!
▼freeeヘルプセンター:【iOS】交通系ICカードで交通費の精算を行う
▼freeeヘルプセンター:【Android】交通系ICカードで交通費の精算を行う
2、【連携】freeeと連携をする
freeeと直接連携できるのは、現在はモバイルSuica、PiTaPa、スマートICOCAの3つだけです。
連携する方法は[口座]→[口座の一覧・登録]を開き、[決済サービス・電子マネー]タブから[決済サービス・電信マネーを登録する]ボタンをクリック。連携したいツールを選び、必要項目を入力すると接続出来ます。
「自動で経理」を使用する場合と手動で口座振替を登録する場合の2通りがあります。
freee用語「自動で経理」とは
自動で経理とは、銀行などから取得した「日付」「金額」「摘要」といった情報を持つ「明細」を元に、「取引を登録する」などの自動登録のルールを作成することで、2回目以降の仕訳登録を自動化できる機能である。
「自動で経理」を使用した場合(同期した明細を使って、支出取引を登録する場合)自動で履歴をfreeeが取得、仕訳を自動で作成します。プライベートで使っても自動で仕訳されてしまうので、交通系ICの公私使い分けをしっかりする必要があります。
「手動で口座振替登録をする」とういう方法もあります。これは現金でチャージする場合や同期していない口座で登録する場合に使います。
フリーランスや一人士業の場合は、使いやすい方法ですが、従業員の場合は経費精算を通さないので、何のための交通費なのか、経理担当者の頭を悩ます可能性があるので場合によって適切な方法をご検討下さい。
3、「予定から申請」「日付でまとめて申請」を活用
freeeのアプリ「経費精算」の中には「予定から申請」と「日付でまとめて申請」というボタンがあります。
予定から申請はiカレンダーやグーグルカレンダーと連携をすることで利用出来ます。
さらに、スケジュールを登録する際に、相手先の名前や場所情報が含まれていることが条件です。(グーグルカレンダーの場合、場所の部分に社名を入れるだけでグーグルビジネスに登録されてる会社名が候補として上がってくるのでそれを選ぶだけなので実際にはカンタンな作業で済みます。)
freeeの「経費精算アプリ」側では、事前に自宅の駅と会社の駅を登録しておきましょう
参照
【まとめ】会社規模でベストな方法は異なる!
freeeをどのように活用するのがベストか…というのは事務所の規模によっても異なりますが、freeeは複数の方法を用意しています。上記の方法はすべて、全ての従業員にfreeeアカウントを用意することで実施できる方法です。すべての社員にフリーアカウントを設定するもしないも、会社の判断にはなります。
それぞれ工夫してベストな方法を考えていただければと思います!