税理士や社会保険労務士、弁護士等の士業にとって、ソフトウェアの購入は業務を効率化し、クライアントに高品質なサービスを提供するために欠かせない投資です。しかし、その購入に伴う会計処理を適切に行うことは、会社の財務管理にとって非常に重要です。このコラムでは、ソフトウェア購入時に考慮すべき会計処理の基本的なポイントを解説します。
目次
購入ソフトウェアの種類による会計処理
まず、ソフトウェアの会計処理は、その性質や使用目的によって異なります。一般的に、ソフトウェアは以下の2つのカテゴリに分類されます。
パッケージソフトウェア（オンプレミス）
会社が所有し、インストールして使用するソフトウェアです。税理士の申告ソフトや弁護士や司法書士のシステム”護”などが含まれます。この種のソフトウェアは、通常、固定資産として計上されます。つまり、購入時には資産計上し、数年間にわたって減価償却を行います。減価償却期間は、一般的には3〜5年とされています。
クラウドベースのソフトウェア（SaaS、サブスク）
月額または年額で支払うサブスクリプション形式のサービスです。例えば、チャットワークやSlack、Notionなどがこれに該当します。この場合、支払いは通常、費用としてその年度に計上されます。支払った期間に対して前払費用として処理し、サービスを受ける期間に渡って費用計上を行うことが求められます。
オンプレミスとサブスクでは会計処理が異なる
買い切りのオンプレミスと、日々更新されたサービスを受けるサブスクでは勘定科目や会計処理が異なります。更に、金額に応じて費用になるか固定資産になるか異なりますので、それぞれについて解説をします。
【オンプレミス】金額に応じた勘定科目と会計処理
10万円未満のソフトウェア購入：消耗品
勘定科目は消耗品費を使用。金額が10万円未満のソフトウェアは、通常、購入時に全額を費用として計上します。
仕訳例：
購入時（5万円でソフトウェアを購入した場合）
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 消耗品費 | 50,000円 | 現金/預金 | 50,000円 |
10～20万円未満：一括償却資産として均等償却か少額減価償却資産の特例
取得価格10万円以上だと固定資産になります。
固定資産の会計処理は減価償却をしていくことになります。
10～20万円未満の減価償却は下記３つの中から選べます。
- 通常の耐用年数によって減価償却
- 一括償却資産として３年で一括償却（条件あり）
- 少額減価償却資産の特例の適用を受けて、全額を購入した年の費用として計上
（※青色申告をしている中小企業等。年300万円まで）
一括償却資産の仕訳例
購入時（12万円でソフトウェアを購入した場合）
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 一括償却資産 | 120,000円 | 現金/預金 | 120,000円 |
20～30万円未満：少額減価償却資産の特例
減価償却が必要、下記２つから選べます。
- 通常の耐用年数によって減価償却
- 少額減価償却資産の特例の適用を受けて、全額を購入した年の費用として計上
（※青色申告をしている中小企業等。年300万円まで）
どちらでも、課税標準額の合計が150万円以上になると固定資産税の支払が必要です。
30万円以上：通常の耐用年数によって減価償却
通常の耐用年数で減価償却を行うことになります。ソフトウェアの場合、定額法で減価償却を行います。
耐用年数は、その利用目的に応じて異なります。
- 「複写して販売するための原本」または「研究開発用のもの」；3年
- 「その他のもの」：5年
ソフトウェアの通常の減価償却（研究開発や販売目的ではないソフトウェアの場合）
購入時（35万円でソフトウェアを購入した場合）
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| ソフトウェア | 350,000円 | 現金/預金 | 350,000円 |
決算処理（５年で定額法による減価償却）
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 減価償却 | 70,000円 | ソフトウェア | 70,000円 |
【サブスク】金額に応じた勘定科目と会計処理
オンプレミスと異なり、サブスクは固定資産になることはなく減価償却は行いません。
使用するソフトウェアに応じて勘定科目が異なる
同じサブスクであったとしても、サービスによって勘定科目が異なります。メールやチャットなどをやり取りするツールは「通信費」。各士業の専門ソフトは「支払手数料」「消耗品費」を使用します。「支払い手数料」は事業活動を営む上で必要な手数料の勘定科目です。「消耗品費」は、業務で使用する消耗品のうち、耐用年数が1年未満または金額が10万円未満の物品の勘定科目です。
【例】クラウドベースのソフトウェア（SaaS）の会計処理
購入時（年額12万円のSaaS契約を結び、一括払いをした場合）
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 前払費用 | 120,000円 | 現金/預金 | 120,000円 |
期末（3か月分経過した時点で、前払費用を振替）
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 支払手数料 | 30,000円 | 前払費用 | 30,000円 |
勘定科目の詳細な解説
- ソフトウェア（無形固定資産）
購入金額が一定以上（通常は10万円以上）の場合、資産として計上されます。耐用年数に応じて毎期減価償却を行います。 - 減価償却費
資産として計上したソフトウェアの価値を、使用期間にわたって少しずつ費用として計上するものです。定額法や定率法など、減価償却の方法によって費用の計上額が異なります。 - 支払手数料
月額または年額のサブスクリプション形式で支払うソフトウェア費用を計上するための費用勘定科目です。通常、支払い時に費用として計上されますが、長期契約の場合は前払費用として処理されることがあります。 - 前払費用
複数の会計期間にまたがってサービスを受ける場合に、その未経過分を一時的に資産として計上する勘定科目です。期間経過に伴い、費用として振り替えます。
3. 経費計上のタイミング
ソフトウェアの購入やサブスクリプション費用の支払いは、経費計上のタイミングにも注意が必要です。特に、年度をまたぐ支払いについては、適切に前払費用を計上し、翌期に渡って費用化することが求められます。
終わりに
士業にとって、ソフトウェアは業務効率上、必要不可欠なツールですが、その会計処理は適切に行わなければなりません。会計処理の方法を誤ると、税務リスクが発生したり、財務状況が正確に把握できなくなる可能性があります。信頼できる税理士と相談し、適切な会計処理を行うことが、会社の健全な経営に繋がります。
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