【経理を時短せよ】freeeで交通系ICを効率よく取引登録する方法３選

いかに経理事務を減らすか…いや、経理だけではなく、バックオフィス全般を減らしたい、軽くしたい、そうして人手不足をなんとか補いたい！人件費を減らしたい！経理事務の辞職を食い止めたい！
そう思っている会社も多いのではないでしょうか？その気持ち、よくわかります。

弊社も１ヶ月に１回ですが、自分の出勤日数や時間を確認したり、交通費申請をしたり・・・なんだかんだ時間をかけてやっております。
仮に１時間で終わったとしても、人数分だと結構な時間になりますよね。

このページでは、freeeを活用して、交通費精算をする方法を紹介します。

freeeでは実は超簡単に登録出来てしまうのですが、注意点もあるので、ぜひ最後まで御覧ください。

可能な限りの自動化がオススメ

先ほども触れましたが、日々の交通費精算って意外と手間も時間もかかりますよね。
特に、交通系ICカードを利用していると、取引履歴を集めるだけでも一苦労、それをひとつひとつ入力していく作業でも一苦労、なかなか短縮しづらい苦労なのも鬼門です。

しかし、freeeと交通系ICカードの合わせ技なら、サクッと終わらせることも可能になります。

freeeで交通系ICカードを読み込んで自動化を進めていくことの利点は、時間短縮だけではありません。
手入力を行うことが減るため、ミスやエラーが出る頻度を減らすこともできますし、スマホにfreeeアプリを入れていれば移動中などの片手間にリアルタイムで申請が出来るので、抜け漏れも圧倒的に減らすことが出来るでしょう。
加えて、クラウド上で一元管理されますから、「スマホで一旦下書きまでしておいて、後でPCから全部まとめて確認して申請」といった運用も可能です。

それでは、具体的な方法3選について、詳しく紹介していきましょう！

freeeと交通系ICカードでサクッと終わらせる方法３選

NFCで履歴を読み取る方法

NFCとは、「Near Field Communication」の略で、近距離無線通信を意味します。

おサイフ機能付きスマートフォン、SuicaやPASMOなどの交通系IC、Edyやnanacoなどにも使われています。

freeeの経費精算アプリでカンタン読み取りに必要なもの

• ICカードの読み取りに対応しているiOSとAndroid端末
• 対応している交通系ICカード（詳細は下記）
• 従業員のfreee会計アカウント

弊社では試していないのですが、カードリーダー（PaSoRi）を用いて読み取って、CSVで出して、freeeに反映する方法もあるそうです。プライベートでも使っている交通系ICならば、案外それが一番早い可能性あります。

経費精算アプリとICカードで読み取り

方法としては下記の通りです。

1. 経費精算アプリを起動
2. 交通カードの読み取りを選択
3. ICカードの上にスマホを置いて読み取る
4. 申請を作成して下書き保存
5. 経費申請期日までに、下書きを編集して申請

この流れで行います。

スマホをICカードの上にかざすだけなので、移動中でもできるので、手があいた移動中にやってしまうのもありです。

読み取りの際の注意点！

利用履歴が最大20件までなので、貯めないこと

ICカード自体の利用履歴が20件までしかありません。沢山利用する場合は、なるべくこまめに下書きに入れておくか、申請をしてしまいましょう！

交通系ICカードを利用して物を購入しても１件のカウントになる

交通系ICカードを利用して物を購入する場合、その物品購入も履歴の１件になってしまいます。仮に１日に20回交通系ICカードで物品を購入した場合はすべての交通費の記録はすべて消えてしまいます。

他にも、チャージも１件としてカウントされるのでご注意下さい。

モバイルSuicaやモバイルPASMOはスマホ２台使用

モバイルSuicaやモバイルPASMOをこの方法で読み取る場合は、モバイルSuicaやモバイルPASMOで利用しているスマホ端末（A端末）と、経理精算アプリが入っている端末（B端末）の２台を使用します。

アップルウォッチ等を利用している場合はアップルウォッチとB端末だけで読み込み可能です。

詳細はこちら！

▼freeeヘルプセンター：【iOS】交通系ICカードで交通費の精算を行う

▼freeeヘルプセンター：【Android】交通系ICカードで交通費の精算を行う

【同期】freeeと同期をする方法

freeeと同期できるのは、現在はモバイルSuica、PiTaPa、スマートICOCAの３つだけです。

同期する方法は［口座］→［口座の一覧・登録］を開き、［決済サービス・電子マネー］タブから［決済サービス・電信マネーを登録する］ボタンをクリック。連携したいツールを選び、必要項目を入力すると接続出来ます。

「自動で経理」を使用する場合と手動で口座振替を登録する場合の２通りがあります。

「自動で経理」を使用した場合（同期した明細を使って、支出取引を登録する場合）自動で履歴をfreeeが取得、仕訳を自動で作成します。プライベートで使っても自動で仕訳されてしまうので、交通系ICの公私使い分けをしっかりする必要があります。

「手動で口座振替登録をする」とういう方法もあります。これは現金でチャージする場合や同期していない口座で登録する場合に使います。

フリーランスや一人士業の場合は、使いやすい方法ですが、従業員の場合は経費精算を通さないので、何のための交通費なのか、経理担当者の頭を悩ます可能性があるので場合によって適切な方法をご検討下さい。

同期するときの注意点！

交通系ICとカード口座の同期で明細重複しないように要注意！

freeeあるあるですが、銀行、クレカ、IC全てで重複してしまい、二重計上、三重計上となってしまうことがあります。
その場合、クレジットカードや銀行の自動登録ルール等で、「交通ご利用」等の取引内容を含むものを明細を無視する設定にすると防げます。

明細取得期間がある

モバイル交通系ICにも取得可能な期間があります。それぞれの期間を確認しましょう。

▼同期方法は下記からご確認下さい

●スマートICOCAを同期する

●モバイルSuica – 利用履歴を取り込む

●PiTaPaを同期する

「予定から申請」「日付でまとめて申請」を活用する方法

freeeのアプリ「経費精算」の中には「予定から申請」と「日付でまとめて申請」というボタンがあります。

予定から申請はiカレンダーやグーグルカレンダーと連携をすることで利用出来ます。
さらに、スケジュールを登録する際に、相手先の名前や場所情報が含まれていることが条件です。（グーグルカレンダーの場合、場所の部分に社名を入れるだけでグーグルビジネスに登録されてる会社名が候補として上がってくるのでそれを選ぶだけなので実際にはカンタンな作業で済みます。）

freeeの「経費精算アプリ」側では、事前に自宅の駅と会社の駅を登録しておきましょう。

参照

●【Android】予定から交通費の経費申請を行う

●【iOS】予定から交通費の経費申請を行う

【まとめ】会社規模や交通手段によってベストな方法は異なる！

freeeをどのように活用するのがベストか…というのは会社や事業の規模によっても異なりますが、freeeは複数の方法を用意しています。
たとえば、フリーランスのエンジニアやデザイナーで、特にスタッフを雇っているわけでもなく、お一人で事業を営んでいる場合は、ご自身の交通系ICの使い方にあったものを上記の中から選ぶのをおすすめします。
一方で、従業員がいる場合、経費精算をスムーズにするためにfreeeアカウントを付与するかどうかも含めてご検討下さい。

交通系ICで物販をいっぱいする方の場合、NFCで読み取る方法ではウッカリ履歴が無くなる可能性があります。実際、実験してみたところ、私の電車に乗った履歴は８件しかありませんでした！実は交通系ICで昼食と駐輪場の支払いをしているのでなんとビックリ。これしかなかったのです。これだとNFCでやろうと思うと週１回は読み取らないと消えてしまいそうですよね。

また、freeeに反映される乗り物とそうでない乗り物もあります。例えばバスは反映されるけど、タクシーはダメ…とか。（でもfreeeと連携してたら反映されます）ご自身の交通系ICの使い方やよく仕事で使う乗り物が何なのか…等を考慮して方法を決めるのがオススメです。

それぞれ工夫してベストな方法を考えていただければと思います！

おわりに

今回は、クラウド会計freeeを使って、交通費精算を効率的に時短で済ませる方法をご紹介しました。
【まとめ】としてお伝えしましたが、どのようにfreeeを活用するのがベストなのか、そもそもfreeeを使用するのがあなたにとって最善の方法なのか、その判断はあなたにしかできないものです。
しかし、判断をするためには、考え方やその判断の基準にできる情報が必要です。

判断はあなたにしかできませんが、考え方の幅を広げる対話や、判断基準となる情報の共有はその道のプロに聞いてしまうのが手っ取り早く、正確です。
もしfreeeの活用方法に悩まれるようでしたら、ぜひ我々のような専門家をお尋ねください。
最近の税理士事務所は初回の相談は無料で行ってくれるところが多いですから、きっとあなたの助けになることでしょう。
「立ってるものは親でも使え」、先人の知恵は的確ですね！

freeeの便利機能紹介

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