閑話休題・ソフトウェア会社のバックオフィスがごっちゃごちゃだった話

こんにちは。フルクラウド税理士　担当の越尾です。

この度、夫が勤めるソフトウェア会社の経理担当者さんとお茶をすることが出来ました。（夫の会社の人たちとランチしてきました～）

そこで「ああ～なるほど～」とクビがもげるかと思うほどうなづくことがあったのでお話させてください。

一人しかいない経理担当

創業30年くらい、人数40人前後のソフトウェア会社の経理担当者はいてもせいぜい一人くらい。ですが、これがまたすぐやめてしまう…という難題があります。

夫の会社の相談を聞くようになってからかれこれ５年くらいですが、もう既に３人目。経理事務は募集してもなかなか応募がない業種…。この会社もやはり応募がなくて、困った結果、経理未経験者の骨があるエンジニアを経理担当に抜擢してやってる感じです。なかなかハードですよねぇ…

で、そんなハードなのを助っ人として助けているのが、今回お話した奥様です。

ごっちゃごちゃのバックオフィス

前からすごく不思議に思ってたんです。

会計ソフトは勘定奉行、経費精算はfreee、請求書、勤怠、工数管理はまた別のシステム…と１社でバックオフィスのソフトウェアをコンプリートする勢いで色んなツールを使いまくっている…ということ。

これを一人でやらないといけない…となるとそりゃしんどい。やめたくもなるでしょう。結果的に、5年間で２名やめている…という現状につながるわけです。

これがfreee１本になってたら、仮にもMFだったら…と想像してしまいます。１つの請求書を作ったら自動で会計ソフトの方にも入力、入金されればそれで売掛金を消込して…と、もっとラクにできたのでは？と思わずにいられないのです。

では、なんでこんなことになったのか・・・私と経理担当者、現場を知る夫と同僚の４名で話してみました。

社長がバックオフィスに興味がなかった

社長はソフトウェア会社でも、エンジニアではなく、もともと営業畑出身者。私も営業出身なので、すごく共感するのですが、売上には興味あるけど、間接業務には興味ない。決算はしないといけないから必要なのはわかっているけど、試算表も売上しか見てない。

結果的に、「このソフト、入れてほしいです。月額1万円です。」と経理担当者が言えば、OK入れようと返事。そんな感じで、興味なし。勝手に解決しておいて！という流れだったそうです。

社長がバックオフィスに興味がなかったとしても、強靭な経理担当者がいたり、気が利く税理士がいたらもっと違ったとは思いますが…ね。

その時の権力者の好き嫌いで選ばれたソフトウェア

次に上げるのは、「その時の権力者」が「好き嫌い」で選んだということです。

freeeもMFも完璧なバックオフィスツールは未だに無いと思っています。
というのも「freeeは請求書のデザインはいいけど、会計は使いにくいわ」「MFは会計はいいけど他がだめ！」「いやいや、freeeサイコーでしょ！」など、クラウド会計に関する意見、特に見た目に関する好き嫌いは大いに意見が割れています。

好き嫌いなんてそんなもの…。私も正直、見た目や使い勝手がいいと感じるものを選んで頂ければいいとは思っています。

しかし、注意してほしい。

この会社のように、会計は勘定奉行、請求書はミソカ、給与は弥生、勤怠はジョブカン、経費精算はfreee…とやってると、どうなるか。

給与計算を一つするにしても、ジョブカンでCSVで吐き出して、弥生給与に取り込める形に変換をさせ（基本手作業）、更にfreee経費精算もCSVで吐き出して、弥生給与に取り込めるように変換させ（基本手作業）、弥生給与に取り込み、計算を行ったあとに、銀行振込等々の手配を行い、それが終われば勘定奉行に手打ちをしていく…とかね？

やってられるか！！(ノ ﾟДﾟ)ノ　＝　┻━━┻

ってなりますよ…そりゃ。２年でやめますって。

しかし、その２年でやめた人たちが少しでもラクになるように…と考えて導入してもらってきたのが、これらのソフトなんです。それぞれが悪気なく、業務効率化できるように…と真面目に選んで導入してきたのがこれらのソフトなんですよね…

税理士がクラウドに疎かった

極めつけが30年間ずっと見てくれてた税理士がクラウドに疎かったことです。高齢の税理士にはありがちです。
せめて税理士だけでもクラウドに詳しかったら…本当に悔やまれます。

「クラウドに疎いからやめます」といって、２年ほど前に別の公認会計士を紹介してくれてその人に変わったそうですが、その公認会計士は会計だけできれば十分だからなんのアドバイスもない…

そう、もう後の祭り。

少なくても、この５年間で勘定奉行とfreee経費精算を導入されてるのですがその度に私は「なんで勘定奉行！？」「なんでfreee経費精算！？」とツッコミが止まなかったんですよ。案の定、freee経費精算から他のソフトへの連携はうまくいってないようで…ええ。そうでしょうとも。

番外編：ではマクロとか作るのはどう？

ソフトウェアエンジニアの皆さんにとっては朝飯前かも知れませんが、
【AソフトのCSVを、Bソフトに最適化するマクロとか作っちゃえばいいんじゃね？】と思うかも知れません。

が、意外とこれが大変。なぜなら

毎年税制改正があって、小さな変更が発生しています。
定額減税、軽減税率、インボイス、電子帳簿保存法改正など、いくつ聞いたことがありますか？この数年だけでもバックオフィス、とりわけ税金関係の法改正は多いです。定額減税も実施の２，３週間前になって「減税額を給与明細に明記」と言い渡され、各給与計算ソフトウェア会社が混乱しました。

もちろん、マクロを組もうとすると、各ソフトウェア会社が終わったあとに組むことになります。こんなにバタバタすることはめったにありませんが、freeeなどは事前告知なく、UI変更をしてくることもあります。

また、インボイスは経過措置の最中です。２割特例や少額特例もあります。

つまり、変更が多いので、最初から変更ありきで、拡張性などを考慮したコードを作らないといけません。ずっと使えるマクロなら作るのもいいと思うけど、頑張って作ったけど、変更された！となるとそれも虚しい。なかなか難しい問題です。

ではどうしたらいいのか？

既にごっちゃごちゃのバックオフィス。どうしたらいい？

クラウドに強い、税理士にご相談いただくか、クラウド会計会社に直接問い合わせるのもいいかも知れません。

上記の様に、既にある程度の大きさのある中規模の会社の場合は、マネーフォワードを推薦しています。マネーフォワードは他社との連携が強みの一つ。使っているツールのうち、マネーフォワードと連携出来るものは連携を行ったり、マネーフォワードの請求書や経費精算を使えば、同期もできるので、手間も省けます。

マネーフォワードはIT導入補助金も使える可能性があります。
既にゴチャゴチャになっちゃった…という場合は、一度マネーフォワードにお問い合わせされるのもいいでしょう。

バックオフィスはシステム変更するからといって止められるものでもないですし、急に変更して間違ってた！失敗だった！ではシャレにならないこともあります。特に給与と請求に関して間違っていたら信頼関係がたった１回で崩れ去ってしまう可能性もあります。

クラウドに強い税理士に協力してもらって、自社と税理士事務所で並行して既存システムと新システムでチェックを行えると人手が少ない会社でもシステム変更がし易いです。

最初から方向性をきちんと定める！

一番いいのは、最初から方向性を定めてしまうことです。
freeeやMFに統一出来るのが一番手っ取り早いですが、ほしい機能がついていなくて別のツールを使う場合はその連携のしやすさなどを確認してから導入をするなど、そのツールだけではなく関連する業務の連携まで視野に含めた連携を行えるのを確認しましょう。

大事なのはリーダーシップを誰かがとることです。
経理部長、社長、税理士、誰でも構いませんが、社内の人の方がいいです。税理士やソフトウェアの営業担当者などの外部の人は知識を借りましょう。誰もリーダーシップをとらないと、好きなものを好きなように入れてしまう会社ができてしまいます。

まとめ

色々書きましたが、もし、クラウド会計に変えたいけど、既存の税理士はクラウドに疎い…という場合は、セカンドオピニオンとして既存とは別の税理士に依頼する方法もあります。

バックオフィスの業務効率化はものすごく労力がかかることではありますが、このまま放置してても楽になる日は残念ながら来ません。まずは一歩、税理士変更を考えてみようかな？という方にはフルクラウド税理士がオススメ！

ムダな面談はなくして、普段のコミュニケーションはチャットで簡単に、節税や税金の相談についてはzoomでガッツリと。経理業務はfreeeやMFを活用してチャチャッと終わらせる！それがフルクラウド税理士です！

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