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IT企業のためのfreeeの二重計上防止策

freee便利機能紹介

WEB制作やWEB開発の会社の皆様、freeeを使われる方も多いと思います。正直、WEB系の方は銀行口座・クレジットカードと同期をしたり、他のツールと連携したりしている方も多いと思います。freeeにはいろんな方法で領収書のアップロードができるように機能拡張されています。たとえば・・・

  • freeeの経費精算アプリ
  • LINE
  • Dropbox
  • メール

などなど。どんな方法でアップロードしても良いのですが、

経理担当者

ウッカリ同じ領収書をアップしちゃったらどうなるの?

と、思う経理担当者の方はいらっしゃるのではないでしょうか?
私も同様に心配になったので試してみました。ご参考に慣れば幸いです!

重複チェックボタンで、自動的に重複チェックしてくれる

パソコンの場合、取引 > ファイルボックス に移動すると、ファイル一覧の丈夫に、【重複チェック】というボタンがあります。

これがとっても便利。精度は下に詳しく書きましたので御覧ください!

2枚以上撮っちゃったのはお知らせしてくれる!!

同じレシートを2回写真撮ってしまいました。

ところが、きちんとそれを教えてくれて、どちらか消すものを選択して、選択ファイいるを削除を押すと一括で削除出来ます。わたしはウッカリ5組も同じ取引を撮ってしまいましたが、これで簡単に消す事ができました。

freeeで同じ領収書をスキャンしちゃったら?

クレジットカードの控え等、同じ取引の証憑が2枚が混入しててもわかる

クレジットカードの控えとレシート、同時に受け取ってそのまま両方をスキャンしてしまったら2重計上してしまうのでは!?と思っていましたが、教えてくれました。

人間の目ではウッカリ!がしがちですが、ちゃんと重複チェックをしてくれます。

freeeで領収書と控えを両方スキャンしちゃったら?

既に取引登録済みの領収書を再度スキャンしても教えてくれる

上記は同じタイミングで同じ領収書を読み取ってしまった場合でしたが、過去に取引登録をした場合はどうなるのだろう?と思ったのですが、これもちゃんと重複チェックしてくれました。

上記と違うのは、取引登録済みのものは削除出来ず、未登録のものだけがチェック出来ます。

freeeで以前に登録した領収書を再度アップロードしてしまったら?

スマホの場合はアプリではなく、ブラウザを使用

スマホでアップロードした後に、パソコンでfreeeの画面を見ると、大きくファイルボックスを見るように誘導されて移動すると大きく「ファイルの重複を見つけませんか?」と表示されますが、2回目以降は表示されません。

そんなときは「重複チェック」のボタンを押しましょう。

すると未登録の領収書から重複していると思われるものを再びピックアップしてくれます。

一方、スマホアプリは、同じ取引は一括登録!等の便利機能はあるのですが、今現在(2024年9月)、重複チェックボタンはまだ実装されていません。スマホで全ての操作を終わらせたい方にとってはちょっと残念ですが奥の手として、ブラウザを使用して重複チェックをする方法もあります。ちょっと字が小さいのですが、パソコンと同様に拡大機能もあるのでスマホでも細かくチェックできますが多いと思います。

なんで?どこで重複チェックをしているの?

経理担当者

一体、どこで重複チェックをしているのでしょう?

皆さん、きっと、何を根拠に重複チェックをしているのか、気になりますよね?

freeeの公式によると、日付・金額が一致するものをチェックしているようです。偶然、同じ日に同じ金額になる確率は低いかと思いますが、ウッカリ消さないように注意しましょう!

取引の一覧で重複チェックする機能もあり!

今回は取引登録前に重複チェックをする方法でしたが、その後も、重複チェック機能はあります。

[取引]メニュー → [取引の一覧・登録]を開き、[重複チェック]ボタンをクリックすると、収支、発生日、金額、取引先が同じ取引だと重複の可能性がある取引として教えてくれます。

Information

ちょっとうれしいサポート機能♪

手数料や交通費を含む勘定科目だけで構成された取引の場合は重複チェックから外されます。支払い手数料や旅費交通費は…同額になることが多いですからね。

自動で経理から登録された取引同士の組み合わせも結果表示から除かれます。フリーランスの方は”いつもの取引”が多いので、”いつもの取引”は自動で経理で登録しておくととっても便利です。

誤って削除した場合はもとに戻せない!

誤って取引を削除してしまった場合、もとに戻すことは出来ません!
重複チェック&削除の作業は、重複している取引のうち、不要な取引だけを選択して削除しましょう!!

まとめ

今回はfreeeの便利機能の解説でした!重複チェックを自動でやってくれることを紹介しました!今後もfreeeはどんどん便利になってくれると思います。今後もfreeeの便利機能についてじゃんじゃん触って実証していきます!

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